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青創誌
中小企業可以有自己的一套帳  ....2017-10-18

中小企業在公司草創初期,都會選擇將帳務外包給記帳業者或會計師事務所管理,每兩個月的月初送來發票本及收走公司相關憑證,協助申報營業稅及日常記帳事宜,通知企業主這個月需繳納多少營業稅,定期提供公司的報表供經營者審閱。

但老闆看了報表,知道要付款的金額,卻無法理解公司是否有賺錢?應納稅額如何計算得知?企業主多為技術及業務出身,本身並無一般會計概念,公司相對也缺乏健全的會計制度,這也是許多公司成立之初,經營者經常會面臨的狀況。 

不懂帳務的人要如何管理會計

做帳,首先要學習會計基本原理,才能擁有完整的作帳知識。了解帳務架構及報表編成的原理,才能快速掌握會計的整體性。帳務是一個強而有利工具,可以協助產生財務報表,重要的是,如果有一套完整且能夠反應出公司經營成果面向,幫助企業主從數據結構中找到需要加強管理之處、審視目前所做決策方向是否正確有效,及早發現問題,才能快速修正找到改善的方法,企業主也要拋開舊有想法,重視會計資訊,做好帳務的管理,能夠正式及正確做帳,才能讓公司無後顧之憂,懂得帳的重要性,才會有心去做好帳。

八個步驟建構起會計流程

1.先整理原始憑證

根據公司行業別及考慮公司管理需求去建立每一個會計科目及項目,是企業進行會計帳務處理的首要步驟。從企業日常交易和將來可能發生的會計事項開始,如何證明交易事項已發生,原始憑證就成為關鍵角色,可以避免逃稅及錯帳的情形產生,因此會計人員如想要做好憑證蒐集,首先要制定一套相關報帳注意事項、規劃出銷售收款、採購付款標準流程以供同仁遵循,標明報帳的時間點及負責人員,並教導各個部門單位人員如何辨識及收集原始憑證的正確性,是否符合公司制度及有相關法規,公司統一編號是否有擅打,建立正確的概念則是最辛苦費時的大工程,但有好的開始則是成功的一半,擁有紮實基底,才可以將會計流程實施更加正確且透明。

2.切立記帳傳票

會計將每張憑證都確認過已符合公司制定標準化流程、報帳事項及相關的稅務法則,發票的大小章印都具備,無一缺漏,任何與公司業務有關的交易事項搭配相對應的憑證,來判斷填寫至傳票上的會計科目,用借貸法則編制會計分錄,通常資產類科目屬性為「借方」,負債及股東權益的科目屬性為「貸方」,收入類科目屬性為「貸方」,成本類及費用類的課目屬性為「借方」,各類別的科目只要「金額增加」就歸入自己的屬性,只要「金額減少」就列入對方屬性,科目借方餘額的合借方的總金額需等於貸方的總金額,表達為一張記帳傳票,帳是一個月結一次,但交易每天都在發生,這些交易先以傳票「存起來」,結帳時才呈現,因此交易是逐筆在發生,結帳則是合計的動作。

3.登記日記帳或分錄帳

將每日產生交易的會計傳票依照時間先後順序發生登錄到會計日記帳中(稱為流水帳又稱序時帳、分錄帳),按照會計科目去分明細分類帳,公司可藉此了解各個科目何時支出及金額多少,變動情形清楚且明瞭,便於日常資料的查詢。

4.過帳至總帳

將序時帳過到分類帳,再把分類帳結帳過到總分類帳。

5.總帳結帳-結餘及貸餘

將總分類帳的借方金額加總合計及貸方金額加總合計,加上上期所剩餘的金額數去計算,結算出公司截至現今的交易發生金額,其餘額就是未來報表上的科目。

6.試算作業-製作試算表

把所有的總分錄表科目餘額按照會計報表的固定位置帶入,從資產負債股東權益收益成本順序來排列,而借方餘額的合計數與貸方餘額的合計數是否相等,目的是測試雙方金額有無互相平衡,這張報表可以驗證會計分錄及過帳是否正確的重要依據,如有差異數,就要回過頭審視及更正哪個環節有誤,導致無法平衡。

7.先編製損益表

由試算表先編制損益表,利以找到本期損益金額,將公司的收入金額、成本及費用科目總額相減得到的數字,指企業在會計期間內,一切營運活動的損益總和,再將本期損益放入股東權益內,如此一來可以編製資產負債表。

8.再編資產負債表驗證兩平

遵循會計流程後產生的數字來編製資產負債表,表達出企業內的資產、負債與股東權益之間的關係,讓閱讀者看了此表可以知道企業財務狀況和經營成果,而資產負債表與損益表、股東權益變動表、現金流量則表為會計最常使用的四大報表。

如果企業主能從第一步驟開始操作至報表編立完成,就代表你看盡企業經營與管理的結果及過程,可以透過報表上的數字了解到公司整體狀況,來作為調整企業未來執行策略的依據,中小企業能擁有自己的一套帳,幫助管理者觀看會計作業的全局面貌,在工作上也是一大助力。

..青創會訊106年第四季刊載(/李進成老師      整理/朱怡臻)
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