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青創誌
存貨盤點不再是苦差事  ....2016-04-25

每到年底的公司盤點結果,總是與帳上有落差嗎?存貨管理不當容易造成資金、空間及人力積壓的問題,使企業成本增加;且帳料不相符也是舞弊發生的徵兆。

存貨管理的目的及效益

存貨管理的主要目的,在於保持庫存量與訂購次數的均衡。也就是說,我們一方面維持適量的庫存,一方面又能合理地運用資金,使流動資金得以正常運轉,藉以提高生產效率及銷售收入,這即是存貨管理的重點,並且透過盤點查明盈虧的原因,發掘作業與管理中所存在的問題,進而達到帳料合一的目的。

而要達到存貨管理的目的,包含了存貨數量、補貨時點、訂購批量決策等,都是重點的管理項目。適當的存量管理能夠防止商品損失與浪費、降低超額存量、減少庫存成本,增加可用資金;而補貨時清點正確,可加快出貨速度,降低因缺貨而產生的損失,並且減少呆料的發生,避免商品過時或是產生跌價,使商品能夠正常且穩定的出貨。

存貨常見管理缺失與因應之道

常見的存貨管理缺失有:

一、資本的固定化:因資金凍結於庫存品,大部分的資本以存貨的方式保存,當庫存停滯不動時,週轉的資金就會漸漸短絀,若公司資金有貸款時,所增加的利息費用,將十分不經濟且導致資金運用無效率。

二、庫存品損耗:庫存品因損耗而須降價求售所帶來的損失。當存貨長久在庫存保管,商品類別不同,可能發生劣化、發霉、褪色、形式跟不上流行等須汰換的情形,造成商品品質降低使得獲利減少。

三、保管處理費的增加:即是庫存的持有成本,通常包含倉租、搬運費、保險費、損耗費及資金成本等費用。

而面對存貨管理有缺失的因應之道則是保持適量的存貨,以滿足客戶的需求或配合生產的需求,並就源頭的控管方式,從強化採購作業著手,追求「適時、適量、適質、適價」的採購原則;發料或發貨適當運用「先進先出法」發揮靈活的調度;另外須落實庫存盤點,防杜人為缺失;呆廢料會損及企業財務,應制訂防止措施並貫徹執行。按月分析檢討存貨增減原因及呈現趨勢,善用財務比率,以評估存貨管理之合宜性,最後應採取安全措施及投保,減少意外損失,或有損失時可獲得補償。

存貨管理實施與技巧運用

實施庫存管理,先決條件是必須明瞭物品的流程,也就是製成品或商品在企業內的流程;以買賣業而言,商品從製造商或批發商批進貨品,依照企業本身的銷售計畫來運用、經營,將商品賣給客戶。自批貨到銷售給客戶期間,即是庫存的保管期間。它是另一種型式的金錢,如果能從中控管,便能產生較高的利潤,即是資金流轉的順暢及利潤的產生。

因此,存貨管理的須注意2項要點:一、存貨資產的合理性,藉以提高資本週轉率並提昇資本效率;二、降低製造成本,增加毛利。

年度盤點規劃及流程

年度的商品盤點的工作流程依序為盤點前的準備、實物清點、帳目查核及找出問題及分析。首先,在盤點前我們需要先確定盤點流程及方法、日期、人員,及準備盤點用的報表。另外包括已送庫未驗收、已驗收未即時入倉、用料部門在關倉前領該閉關時間需用的貨品等,皆須進行總清算;再來則要清潔倉庫,使盤點的環境便於清點,將呆料、不良品或廢料等與一般良品劃分區域,所有的單據、文件帳卡要整理就緒,倉庫的物管人員亦應於正式盤點前找時間自行盤點,預做正式盤點的準備。待一切準備就緒後,便可進行實物清點,清點順序為:一、商品或物料先歸類;二、若有外發加工材料會同採購人員前往供應商處或委託供應商清點實際數量;三、將盤點單寫好,貼於商品或物料處;四、盤點單不可更改,若更改須用紅筆,並於更改處簽名;五、初盤完成後,將初盤數量紀錄於盤點表上,並將盤點表轉給複盤人員;六、複盤時,由初盤人員陪同複盤人員至盤點處;七、複盤若與初盤數量有差異,須找出原因,並在確認後紀錄於盤點表上;八、抽盤時可根據盤點表,隨機抽盤。

盤點抽查後若無問題,便可將盤點表上之結果與帳上核對;若複盤與初盤在規定的差錯率規定以上,須再盤點一次。經初盤、複盤人員確認後,再經抽盤組人員核實後予以紀錄,盤點後則將盤點盈虧表送交財務部權責人員。

經過權責人員的分析後,即可發現呆料比重是否過高?存貨週轉率的高低?庫存量是否太高?物料供應不足率是否過大?料架、商品、物料等存放地點是否有影響物料管理績效?物料成本是否占比過高?並將盤點工作完成後所發生的差額、錯誤、變質、呆滯、盈虧、損耗等問題,分別處理並分析原因,立即提出糾正及預防措施,才能有效防止相同的缺失再度發生。

..青創會訊105年第二季刊載(/冠昱聯合會計師事務所 高麗真會計師)

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